Uw gebruikswijze
Onderstaand vindt u de omschrijvingen van de verschillende deelprocessen die binnen Yucan QM worden ondersteund. Binnen Yucan QM kunnen u en uw medewerkers vanuit verschillende invalshoeken werken aan managementportfolio's of deelnemen aan evaluaties, audits en verbeterplannen. Onderstaand vindt u een korte uitleg over de verschillende typen rollen en de afzonderlijke rolbeschrijvingen.
Procesbeschrijvingen
Binnen Yucan QM bestaan in hoofdlijn 3 verschillende deelprocessen. U kunt alleen werken aan uw managementportfolio of zelfevaluatie of in combinatie met een audit of het gebruik van verbeterplannen.Binnen verbeterplannen heeft u bijvoorbeeld de beschikking over projectformlieren voor het definieren van verbeteracties.
- Managementportfolio of (Zelf-)evaluatie(werkomgeving)
- Audit
- Verbeterplan
In onderstaande downloads (Pdf) worden deze deelprocessen in algemene zin omschreven.
Rolbeschrijvingen
Binnen Yucan QM kunnen u en uw medewerkers vanuit verschillende invalshoeken werken aan managementportfolio's of deelnemen aan evaluaties, audits en verbeterplannen. Er wordt daarbij onderscheid gemaakt naar 3 typen rollen. Te weten:
- Beheerders
- Deelnemers
- Toeschouwers
Beheerders: Organisatiebeheerder en coördinator
Beheerders hebben een rol bij het voorbereiden en begeleiden van portfolio's en evaluaties in algemene zin. Zij zijn niet inhoudelijk betrokken en kunnen daarom de beantwoording van de deelnemers niet zien. De organisatiebeheerder heeft alle rechten die nodig zijn om trajecten te starten, deelnemers aan te maken en verdere invulling te geven aan de voorbereiding die nodig is voor het beginnen.
De coördinator heeft de rechten om een deel van de voorbereiding met betrekking tot een individuele portfolio of evaluatie van de organisatiebeheerder over te kunnen nemen en om het te kunnen begeleiden. Met het oog op hun begeleidende rol is inzicht in de afzonderlijke rollen aan te bevelen. Voor de uitgebreide rolbeschrijving wordt verwezen naar de betreffende downloads hieronder.
Deelnemers:
- Portfolio / Zelfevaluatie: Zelfevaluatieleider, invuller, manager
- Audit: Auditorvoorzitter, auditor,
- Verbeterplan: Zelfevaluatieleider, manager, opdrachtnemer
Iedere deelnemer heeft een eigen rol. U bent uitgenodigd om vanuit een bepaalde rol inhoudelijk deel te nemen aan een of meer stappen binnen een portfolio of evaluatie. Welke rol u heeft, vindt u in de uitnodigingsmail die u heeft ontvangen. Wanneer u een evaluatie (portfolio) heeft geselecteerd, ziet u naast de evaluatienaam, de rol waarbinnen u aan de evaluatie deelneemt.
Binnen deze rol doorloopt u als deelnemer een aantal stappen en reageert u op stellingen in een of meerdere stellinglijsten. De stellinglijsten hebben betrekking op verschillende onderwerpen binnen de organisatie. Ook kan een verbeterplan worden opgesteld en gedurende de hele cyclus zijn op verschillende momenten rapporten beschikbaar. Voor de uitgebreide rolbeschrijving wordt verwezen naar de betreffende downloads hieronder.
- Download de introductie voor de zelfevaluatieleider
- Download de introductie voor de invuller
- Download de introductie voor de manager
- Download de introductie voor de auditor-voorzitter
- Download de introductie voor de auditor
- Download de introductie voor de opdrachtnemer
Toeschouwers: Directie, viewer
Internen en/of externen kunnen zijn uitgenodigd om op bepaalde momenten en onder bepaalde condities mee te kijken naar het managementportfolio of de uitkomsten van het evaluatie- en/of het auditproces. Toeschouwers hebben geen actieve rol en kunnen enkel de afgesloten portfolio of afgeronde zelfevaluatie en audit bekijken (o.a. via rapportage). Voor de uitgebreide rolbeschrijving wordt verwezen naar de betreffende downloads hieronder.